Prozessautomatisierung im Mittelstand: Wo anfangen?

Fünf Schritte

• Aufnehmen: Einen Ablauf von Anfang bis Ende beschreiben, mit allen Beteiligten und allen Zwischenstationen. Keine Idealfassung — die echte.
• Bewerten: Häufigkeit, Dauer, Fehleranfälligkeit und Erreichbarkeit der Systeme. Daraus ergibt sich eine Rangfolge, oft überraschend.
• Klein anfangen: Einen Teilschritt automatisieren, nicht den ganzen Ablauf. Das Erfassen und Zuordnen reicht für den Anfang fast immer.
• Messen: Nach vier bis sechs Wochen nachsehen, was tatsächlich passiert ist — und was die Ausnahmen waren.
• Erweitern: Den nächsten Schritt hinzunehmen, mit dem Wissen aus der Messung.

Dieses Vorgehen hat einen Nachteil: Es liefert nicht sofort das Zielbild. Es hat einen Vorteil: Nach sechs Wochen wissen Sie, wie Ihre Daten wirklich aussehen — und das verändert fast immer die Planung.

Einen Ablauf aufnehmen, ohne ihn zu beschönigen

Die Aufnahme ist der Schritt, bei dem am meisten herauskommt und am meisten schiefgeht. Zwei Dinge helfen:

• Fragen Sie die Person, die den Ablauf täglich macht — nicht die, die ihn beschrieben hat.
• Fragen Sie nach dem letzten Fall, nicht nach dem Normalfall. „Wie war es gestern?“ liefert andere Antworten als „wie läuft das?“.

Notieren Sie auch die Umwege: die Tabelle, die jemand nebenbei pflegt, die Mail an sich selbst als Erinnerung, den Ausdruck für die Ablage. Diese Umwege sind keine Nachlässigkeit, sondern Hinweise auf eine Lücke im System — und oft der eigentliche Fund.

Der richtige erste Kandidat

Er hat vier Eigenschaften: Er läuft mindestens wöchentlich, er ist von einer Stelle verantwortet, er berührt höchstens zwei Systeme, und er tut nicht weh, wenn er in der ersten Woche hakt.

Was sich nicht als Erstes eignet: der Ablauf mit dem größten gefühlten Schmerz. Der ist meist der komplexeste, berührt die meisten Stellen und hat die meisten Ausnahmen. Er kommt an zweiter oder dritter Stelle — mit der Erfahrung aus dem ersten.

Vier Fehler, die am Anfang kosten

• Mit dem Werkzeug anfangen. Erst der Ablauf, dann die Frage, womit. Umgekehrt entsteht eine Lösung, die ihr Problem noch sucht.
• Die Ausnahmen für später aufsparen. Sie sind nicht der Rand, sie sind ein Viertel der Fälle. Was bei fehlenden Daten passieren soll, gehört in die erste Planung.
• Niemanden zuständig machen. Ein automatisierter Ablauf braucht einen Menschen, der merkt, wenn er stillsteht.
• Zu früh zu groß. Ein Vorhaben, das erst nach einem halben Jahr etwas liefert, verliert die Beteiligten, die es tragen müssten.