Excel, E-Mail und Fachsoftware miteinander verbinden

Warum drei Welten entstehen

Die Fachsoftware kann vieles, aber nicht alles. Was sie nicht kann, landet in einer Tabelle — weil eine Tabelle sofort verfügbar ist und niemanden fragt. Was dort nicht hinpasst, bleibt im Postfach, weil dort ohnehin alles ankommt.

Das ist keine schlechte Organisation, sondern eine naheliegende Reaktion. Teuer wird es erst, wenn dieselbe Information an zwei Orten gepflegt wird: dann gibt es zwei Stände, und niemand weiß, welcher gilt.

Vier Verbindungswege

• Dateiaustausch: Ein System schreibt eine Datei, das andere liest sie — meist nächtlich. Einfach, robust, überall möglich. Preis: die Daten sind bis zu einen Tag alt.
• Datenbankzugriff: Ein System liest direkt die Datenbank des anderen. Schnell einzurichten und gefährlich: es umgeht die Regeln des Zielsystems und bricht bei dessen Aktualisierung.
• Schnittstelle: Beide Seiten reden über eine vereinbarte Stelle miteinander. Der sauberste Weg, mit Prüfung und Rückmeldung — und der, der Abstimmung braucht.
• E-Mail-Auswertung: Eingehende Mails werden automatisch ausgewertet. Sinnvoll, wenn der Absender die Form nicht ändern kann, und immer fehleranfällig, weil Freitext kein Format ist.

In der Praxis gewinnt häufig der nächtliche Dateiaustausch — nicht weil er elegant ist, sondern weil er funktioniert und niemandem etwas wegnimmt. Die Frage, die darüber entscheidet, lautet: Wie aktuell müssen die Daten wirklich sein?

Was vorher geklärt sein muss

• Welches System führt bei Widersprüchen?
• Welche Felder werden übertragen — und welche bewusst nicht?
• Wie aktuell müssen die Daten sein: in Minuten, Stunden oder bis zum nächsten Morgen?
• Was passiert mit einem Datensatz, der die Prüfung nicht besteht: verwerfen, melden, zurückstellen?
• Wer merkt, wenn die Übertragung drei Tage nicht gelaufen ist?

Die letzte Frage ist die, die am häufigsten offen bleibt — und die den Unterschied macht zwischen einer Verbindung, die man betreiben kann, und einer, die irgendwann stillschweigend aufhört.

Und wenn die Tabelle bleiben soll?

Das ist ein legitimer Wunsch. Eine Tabelle ist ein gutes Werkzeug zum Rechnen und Sortieren, und niemand muss sie abschaffen, um Doppelerfassung zu beenden. Der praktikable Weg ist meist: die Tabelle bleibt als Auswertungswerkzeug, verliert aber die Rolle des Datenhalters. Sie wird gefüllt, nicht gepflegt.