Doppelte Datenerfassung vermeiden: typische Ursachen

Vier Ursachen

• Zwei Systeme, keine Verbindung. Der Klassiker: Der Shop kennt die Bestellung, die Warenwirtschaft nicht.
• Das System kann etwas nicht, also entsteht eine Tabelle daneben — und wird mitgepflegt.
• Informationen kommen als Freitext an: per E-Mail, per Telefon, auf Papier. Jemand überträgt sie.
• Eine Auswertung braucht Daten in einer Form, die kein System liefert. Also baut jemand sie jede Woche neu zusammen.

Keine dieser Ursachen ist ein Organisationsfehler. Alle entstehen, weil jemand eine Lücke überbrückt — und genau deshalb verschwinden sie nicht, wenn man sie verbietet.

Was es kostet

Die Tippzeit ist der kleinere Teil. Teurer sind die Folgen:

• Zwei Stände: Bei einer Abweichung muss jemand entscheiden, welcher gilt — und das kann nur jemand, der beide kennt.
• Abschreibfehler: Eine falsch übertragene Ziffer fällt oft erst auf, wenn sie wirkt.
• Verzögerung: Zwischen Eingabe und Übertragung liegt eine Wartezeit, in der das zweite System falsch informiert ist.
• Abhängigkeit von einer Person: Wer den Übertrag macht, ist der Einzige, der die Eigenheiten kennt.

Vier Wege heraus

• Die Eingabe strukturieren: Was heute als Freitext kommt, kommt über ein Formular. Oft die günstigste Lösung — sie beseitigt die Ursache statt der Folge.
• Dateiabgleich: Ein System schreibt eine Datei, das andere liest sie, meist nachts. Robust, überall möglich, bis zu einen Tag alt.
• Schnittstelle: Die Systeme sprechen direkt miteinander, mit Prüfung und Rückmeldung. Der sauberste Weg, braucht Abstimmung.
• Die zweite Erfassung abschaffen: Manchmal braucht das zweite System die Angabe gar nicht — es hat sie nur „schon immer".

Der vierte Weg wird selten geprüft und ist überraschend oft der richtige. Die Frage lautet nicht „wie übertragen wir das", sondern „wer braucht diese Angabe wofür".