Rollen und Rechte in Unternehmenssoftware planen

Rolle und Recht sind nicht dasselbe

Ein Recht ist eine einzelne Erlaubnis: Aufträge sehen, Aufträge freigeben, Preise ändern. Eine Rolle bündelt Rechte zu einem Aufgabenbild: Sachbearbeitung, Vertrieb, Buchhaltung.

Die Trennung lohnt sich, sobald es mehr als zwei Gruppen gibt. Rechte an einzelne Personen zu vergeben ist am Anfang schneller und wird mit jedem Personalwechsel teurer — dann sucht jemand, welche Erlaubnisse die ausgeschiedene Person hatte.

Vier Fragen, die beantwortet sein müssen

• Wer darf einen Datensatz SEHEN? Oft die schwierigste Frage, weil Sichtbarkeit meist an Zuständigkeit hängt — eigene Abteilung, eigene Kunden, eigene Region. Wer darf ihn ÄNDERN, und ab welchem Zustand nicht mehr? Ein freigegebener Auftrag verhält sich anders als ein Entwurf. Wer darf ihn FREIGEBEN oder abschließen? Das ist fast nie dieselbe Gruppe wie die, die ihn anlegt. Wer darf ihn LÖSCHEN — und was heißt löschen überhaupt? In vielen Fachanwendungen heißt es: als ungültig markieren, nicht entfernen — solange Aufbewahrungspflichten oder Nachvollziehbarkeit das verlangen. Für personenbezogene Daten muss zusätzlich geklärt sein, wann sie tatsächlich gelöscht werden.

Die vierte Frage hat eine Nebenwirkung, die oft übersehen wird: Wenn Daten nicht wirklich gelöscht werden, müssen alle Listen und Auswertungen wissen, dass es ungültige Datensätze gibt. Vergisst man das an einer Stelle, erscheinen gelöschte Vorgänge in der Jahresstatistik.

Rechte gelten auf dem Server, nicht in der Oberfläche

Eine ausgeblendete Schaltfläche ist eine Bedienhilfe, keine Absicherung. Wer die Adresse kennt, ruft den Vorgang trotzdem auf. Verbindlich ist nur die Prüfung auf dem Server, und zwar bei jedem einzelnen Zugriff — auch bei dem, den die Oberfläche gar nicht anbietet.

Das gilt besonders für Listen mit Filtern: Ein Filter, der die Rechteprüfung umgeht, zeigt über einen Adressparameter Daten, die in der Oberfläche nie erreichbar wären. Solche Stellen finden sich fast nur im Review oder in einem Test, der gezielt danach sucht.

Womit man anfängt

Nicht mit einer Rechtematrix über fünfzig Einzelrechte. Sinnvoll ist: drei bis fünf Rollen benennen, für jede die vier Fragen oben beantworten, und die Sonderfälle aufschreiben statt sie sofort zu lösen.

Die Sonderfälle sind der eigentliche Erkenntnisgewinn. Wenn beim Aufschreiben auffällt, dass eine Rolle in zwei Abteilungen Unterschiedliches darf, Wenn beim Aufschreiben auffällt, dass eine Rolle in zwei Abteilungen Unterschiedliches darf, bildet man es entweder als zwei Rollen ab oder als eine Rolle mit einem Geltungsbereich, etwa der eigenen Abteilung.